10 tips voor het hosten van online bijeenkomsten

Door het thuiswerken is het gebruik van online vergaderprogramma’s zoals Zoom en MS Teams exponentieel gestegen. Bij Morgens hebben we het afgelopen jaar de voordelen van online bijeenkomsten kunnen ervaren en zijn we inmiddels fan. Zie jij nog ruimte voor verbetering bij jouw online meetings? Of wil je binnenkort een grote online meeting hosten? We geven je tien tips die je op weg helpen met het hosten van een online bijeenkomst.

1. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding van een online meeting is van essentieel belang. Het wordt namelijk snel duidelijk als de voorbereiding of organisatie van een online meeting tekortschiet en online is er weinig ruimte voor improvisatie. Er is niets vervelender dan een groep ongeduldige deelnemers die ondertussen in hun hoofd al bij het volgende overleg zijn. Zorg dus voor een strakke agenda en loop alles een dag van tevoren nog eens na. Controleer ook of de deelnemers bekend zijn met de tools die je gebruikt of stuur van tevoren een instructie toe.

2. Begin op tijd

Bouw ruimte in voor de inloop van de deelnemers en log zelf minimaal 15 minuten van tevoren in om alles te controleren. Zorg dat alle programma’s geüpdatet zijn voordat je begint. Sluit alle andere programma’s af, zet je mail en andere notificaties uit. Zo weet je zeker dat je geconcentreerd en ongestoord aan de slag kunt gaan. Computer aan de stroom? Lets go!

3. Zorg dat de techniek op orde is

Testen, testen, testen! Test je internetverbinding, de geluid- en beeldkwaliteit voor de start van elke grote online bijeenkomst. Leg voor de zekerheid een internetkabel klaar en download eventuele presentaties en filmpjes. Gebruik een tweede scherm, zodat je zowel de deelnemers als de andere documenten of tools kunt zien.

4. Denk aan je thuiskantoor

We hebben het afgelopen jaar een kijkje gekregen in elkaar huis en ervaren dat werken vanuit je thuiskantoor een uitdaging kan zijn. Een kat die vlak voor de camera komt zitten, een rommelige kast op de achtergrond of kinderen die opeens binnenstappen. Stel een virtuele achtergrond in of plak een briefje met ‘niet storen’ op de deur.  Let ook op de lichtinval, zodat je goed zichtbaar bent voor de andere deelnemers.

5. Zorg voor een goede rolverdeling

Zit je met een grote groep in een online meeting? Zorg dan dat het duidelijk is wie de gespreksleider is. Iemand die het gesprek stuurt, zorgt dat iedereen aan het woord komt, eventuele vragen en/of opmerkingen in de chat en de tijd in de gaten houdt.

6. Maak afspraken over de online etiquette

Online meetings vragen om een andere etiquette, maak hier goede afspraken over. Mute alle deelnemers bij de start van de sessie en blijf als host in control van de mute knop. Laat deelnemers een (digitaal) handje opsteken als ze iets willen zeggen en geef mensen het woord.

7. Niet alleen zenden

Een valkuil bij online meetings is dat de gespreksleider of slechts enkele deelnemers veel aan het woord zijn. Hierdoor loop je het risico dat andere deelnemers afhaken en je van een beperkte groep input krijgt. Loop de agenda nog eens na, zit er voldoende interactie in? Gebruik hier breakout rooms of eventueel andere tools voor zoals Mentimeter, Kahoot of Mural.

8. Vergeet de small talk niet

Online meetings bieden de mogelijkheid om effectiever te werken. We laten het informele gedeelte vaak achterwege en beginnen meteen met de inhoud en dat is zonde! Bij Morgens vinden we dat online samenwerken leuk mag zijn, dus zorg dat er ruimte is voor small talk en een grapje van een collega.

9. Zorg voor een plan B

Bereid je erop voor dat er dingen mislopen. Wat doe je dan? Denk op voorhand na over vragen als: Wat als de verbinding wegvalt of de deelnemers geen geluid hebben? Hoe ga je om met haperende video’s? Zorg voor een back-up plan.

10. Zorg voor technische ondersteuning

Zorg dat je iemand hebt die je kan ondersteunen bij grote online meetings, zodat je zelf alleen op de inhoud van de sessie hoeft te focussen. Wist je dat je hiervoor de hulp van Morgens Online Meetings voor kunt inschakelen? Wij denken aan de voorkant met je mee en nemen het technische gedeelte volledig uithanden.