5 tips voor hybride vergaderen

In een periode waar we af en toe weer op locatie werken, zijn we bij Morgens aan het
experimenteren met hybride vergaderen. Zo was er deze maand ons maandelijkse teamoverleg waarbij een deel van de collega’s vanuit huis werkte en een deel van de collega’s samen in een vergaderzaal op kantoor zat. Veel ging goed, maar een aantal zaken ook niet. Is hybride vergaderen het vergaderen van de toekomst? In deze blog deel ik graag mijn gedeelde lessen en 5 tips om van hybride vergaderen een succes te maken.

1. Bedenk dat je met twee groepen te maken hebt

Het organiseren van een hybride vergadering vraagt de nodige aandacht. Deelnemers die
online deelnemen zien de reacties van anderen minder goed, kunnen de offline deelnemers
vaak ook lastiger horen en missen onderonsjes in de vergaderzaal of het kopje koffie na
afloop. Als offline deelnemer loop je daarom het risico dat je niet goed in beeld komt of slecht
verstaanbaar bent. Zo zat mijn collega achter in de vergaderzaal naar de deelnemers thuis te
zwaaien, omdat zij niet doorhadden dat ze iets wilde zeggen.

Hierdoor is het hebben van een goede gespreksleider die aandacht heeft voor alle deelnemers erg belangrijk. Denk dan ook goed na over de vraag: wat hebben alle deelnemers nodig om volledig betrokken te zijn? Je kunt er ook voor kiezen om voor beide groepen een verantwoordelijke aan te stellen. Deze persoon let op of er vragen zijn en of iedereen nog aangehaakt is. Een alternatief is om elke deelnemer in de vergaderruimte te koppelen aan een online-deelnemer. Zij kunnen elkaar dan in de gaten houden en ondersteunen.

2. Zorg dat de techniek op orde is

”Horen jullie ons? Wij horen jullie niet. Hallo?” Een hybride vergadering staat of valt met de
juiste techniek. Zorg dat de deelnemers die bij elkaar op locatie zitten van tevoren testen of
ze via het scherm in de vergaderzaal goed zichtbaar en verstaanbaar zijn voor de
thuiswerkers. Doet de microfoon het en valt er niemand buiten beeld? Dat geldt andersom
natuurlijk ook, zijn de thuiswerkers allemaal goed in beeld en verstaanbaar?

Dit vraagt iets van de apparatuur in je vergaderzaal. Het is goed om van tevoren een aantal
zaken na te gaan: met maximaal hoeveel mensen ga ik in deze ruimte vergaderen? Hoe is de
akoestiek? Hebben we genoeg aan een eenvoudig scherm of willen we hier ook
aantekeningen op kunnen maken? Hoe goed zijn de ingebouwde speakers van het scherm of
moeten we extra speakers installeren? Kortom, kies voor goede apparatuur en laat je
hierover goed voorlichten.

3. Maak afspraken over de etiquette

Als je de techniek niet volledig kunt beïnvloeden, richt je dan op wat je wel kunt beïnvloeden.
Namelijk je eigen gedrag én het gedrag van de deelnemers. Hoe doe je dat? Bij aanvang van
de vergadering is het handig als de gespreksleider de etiquette van de vergadering schetst.
Wat verwachten we van elkaar en hoe zorgen we er samen voor dat de vergadering soepel
verloopt? Denk aan geen onderonsjes in de vergaderzaal, vragen in de chat en een handje
opsteken als je iets wilt zeggen. Je kunt ervoor kiezen om iemand de rol te geven hierop te
letten en in te grijpen waar nodig. Dit kan ook iemand anders dan de gespreksleider zijn. Zo
zorg je er met elkaar voor dat iedereen betrokken en bij de les blijft.

4. Maak gebruik van de juiste tools

De afgelopen maanden hebben we veel ervaring opgedaan met het gebruiken van online
tools. Zo weten we inmiddels dat je net zo goed post-its op een online whiteboard kunt
plakken als op een flip-over. Bij een hybride vergadering ga je op zoek naar tools die voor
beide groepen in te zetten zijn. Gebruikmaken van een online tool werkt dan vaak het best.
Op deze manier kan iedereen goed meekijken en meedoen, waardoor je de interactie tussen
beide groepen kan maximaliseren. Maak gebruik van een online whiteboard zoals Mural of
Miro of apps zoals Mentimeter en Kahoot. Worden er wel notities gemaakt in de
vergaderzaal? Controleer dan tussendoor of de online deelnemers het gesprek nog kunnen
volgen en zorg ervoor dat alle deelnemers deze notities naderhand ontvangen.

5. Bevorder interactie met creatieve werkvormen

Tot slot, bij een goede vergadering – online, offline of hybride – worden alle deelnemers
gemotiveerd om met inbreng te komen. Bevorder de interactie door creatieve werkvormen
in te zetten met uitnodigende vragen, creëer ruimte voor alle deelnemers, wissel plenaire
gesprekken af met een stille brainstorm en zet bijvoorbeeld breakout-rooms in voor
afstemming in subgroepen. Dit zorgt voor meer energie in de groep.

Onze conclusie? Hybride vergaderen kan, maar is niet altijd ideaal. Maak een goede afweging of je het goed (technisch) kunt organiseren en of de vergadering ook echt geschikt is voor een hybride vorm. En als dit niet lukt, laat iedereen dan alsnog online inloggen, ook als de grootste groep met elkaar op kantoor zit.