Zo maak je van hybride werken een succes

Hybride werken. Nu we weer langzaam (deels) op kantoor gaan werken, komen we deze ‘nieuwe’ term steeds vaker tegen. Tijdens overleggen, in nieuwsberichten, op LinkedIn. Veel organisaties zijn zich aan het oriënteren op scenario’s om terug te keren naar kantoor en ‘hybride’ lijkt hierbij het sleutelwoord. Maar wist je dat hybride werken eigenlijk helemaal niet zo nieuw is? In de jaren nul van deze eeuw had je al de overheidscampagne ‘Het Nieuwe Werken’, gericht op het verminderen van woon-werkverkeer en met onderwerpen als thuiswerken en videobellen. Zaken die anno 2021 opnieuw onderwerp van gesprek zijn.

Wat is hybride werken?

Hybride werken houdt in dat medewerkers zowel thuis als op kantoor werken – en misschien ook op andere plekken. De locatie waar het werk wordt gedaan wordt bepaald door de werkzaamheden en de behoefte van de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een brainstormsessie met collega’s op kantoor, alleen geconcentreerd werken vanuit huis en structurele standaard overleggen online. Sommige organisaties hebben al aangegeven dat ze zodra het kan, weer zo veel mogelijk vanuit kantoor gaan werken. Maar bedrijven met een platte organisatiestructuur zullen eerder kiezen voor hybride werken, zo bleek uit onderzoek van NRC. Zo ook bij Morgens.

Maar waar moet je op letten als je hybride gaat werken? En hoe bereid je je als organisatie goed voor?

In gesprek over het toekomstbeeld

Hybride werken betekent niet alleen dat mensen werken vanaf verschillende locaties, maar ook dat ze mogelijk op andere momenten werken. Om als organisatie of team succesvol hybride te werken, is het van belang om met elkaar in gesprek te gaan over het toekomstbeeld. Er is namelijk geen standaard aanpak om succesvol hybride te werken. Het vertrekpunt is per organisatie anders, net als het doel en de weg er naartoe. Het gaat om het maken van fundamentele keuzes: welke doelen wil je met elkaar realiseren en welke vorm past daarbij? Wanneer vinden we het belangrijk om elkaar fysiek te zien en wanneer kunnen we digitaal samen werken?

Kies er bijvoorbeeld voor om het werk dat je doet, bepalend te laten zijn voor waar je het doet. Zo kun je op kantoor samenkomen om te werken aan complexe vraagstukken of voor een brainstormsessie met collega’s en kun je afspreken dat reguliere of één-op-één overleggen standaard online plaatsvinden. Zorg dat de locatie aansluit op de inhoud van de werkzaamheden. Alleen iets uitwerken, kan net zo goed vanuit huis.

Bespreek ook de werktijden met elkaar. Zijn werkuren geheel vrij in te delen of werken we tijdens ‘normale’ kantooruren? Is het echt nodig dat we allemaal op dezelfde tijd beginnen of is het niet noodzakelijk dat we ’s ochtends allemaal in de file of in een bomvolle trein staan?

Herinrichting kantoor

Als de focus op kantoor vooral gaat liggen op ontmoeten en samenwerken, vraagt dit ook iets van de inrichting van kantoorpanden. Zo zijn er meer plekken nodig om samen te komen, te brainstormen en te vergaderen en minder plekken om individueel geconcentreerd te werken. Naar kantoor gaat voor medewerkers voelen als een ‘uitje’ waar je weer (spontane) sociale ontmoetingen met collega’s hebt. Zorg ervoor dat de inrichting van het kantoor hierbij aansluit en er voldoende ruimte is om elkaar te treffen.

Voor hybride vergaderen is het van belang dat de vergaderruimtes zijn uitgerust met de juiste apparatuur. Bij Morgens zijn alle vergaderruimtes inmiddels voorzien van een groot beeldscherm en een goede microfoon. Maar daarmee ben je er nog niet! In een volgende blog deel ik mijn ervaringen tot nu toe en geef ik een aantal tips voor succesvol hybride vergaderen.

Inbedden hybride werken

Gaan we dan echt niet terug naar het oude normaal? Bij Morgens in ieder geval niet. We zien veel voordelen van (gedeeltelijk) thuiswerken. Het is goed voor de balans tussen werk en privé, je bent flexibeler en productiever en het is een kans om duurzame stappen naar de toekomst te zetten. Minder naar de klant of kantoor betekent ook minder CO2 uitstoot.

Ons advies: áls je kiest voor een niet-traditionele manier van werken, denk daar dan in ieder geval goed over na en betrek je medewerkers in het proces. Ook belangrijk is ondersteuning op het gebied van digitale tools en het daarmee leren werken. Dus ga met elkaar in gesprek en ga experimenteren! Wat werkt wel en niet? Welke uitdagingen zien jullie nog om succesvol hybride te werken? En wat hebben medewerkers nodig?